Pracownicy organu nadzoru pedagogicznego (np. wizytatorzy) podczas wykonywania kontroli w placówce oświatowej, zgodnie z posiadanym upoważnieniem do jej przeprowadzania, mają prawo do pozyskiwania i żądania kopii dokumentów dotyczących funkcjonowania placówki oraz przebiegu procesu kształcenia i wychowania, np. z zakresu pomocy psychologiczno-pedagogicznej.
Art. 55. [Sprawowanie nadzoru pedagogicznego]
1. Nadzór pedagogiczny polega na:
1) obserwowaniu, analizowaniu i ocenianiu przebiegu procesów kształcenia i wychowania oraz efektów działalności dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej oraz innej działalności statutowej szkół i placówek;
2) ocenianiu stanu i warunków działalności dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej oraz innej działalności statutowej szkół i placówek;
3) udzielaniu pomocy szkołom i placówkom, a także nauczycielom w wykonywaniu ich zadań dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych;
4) inspirowaniu nauczycieli do poprawy istniejących lub wdrożenia nowych rozwiązań w procesie kształcenia, przy zastosowaniu innowacyjnych działań programowych, organizacyjnych lub metodycznych, których celem jest rozwijanie kompetencji uczniów.
Kwestie te regulują przepisy art. 55 – art. 58 ustawy z 14.12.2016 r. - Prawo oświatowe – dalej u.p.o., a także rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z 25.08.2017 r. w sprawie sprawowania nadzoru pedagogicznego – dalej r.n.p. Wizytator ma prawo wglądu do dokumentacji podczas przeprowadzania kontroli ale również pozyskać kopie dokumentacji oczywiście w zakresie dotyczącym kontroli. Zebrane w czasie kontroli dokumenty, notatki i odpisy stanowią materiał dowodowy przeprowadzonych czynności kontrolnych.
§ 15.
1. Osoba upoważniona do przeprowadzenia kontroli, zwana dalej „kontrolującym”:
1) rzetelnie i obiektywnie ustala stan faktyczny;
2) zbiera niezbędne dowody stanowiące podstawę ustaleń kontroli;
3) zapewnia dyrektorowi szkoły lub placówki czynny udział w kontroli;
4) dokumentuje czynności kontroli.
2. Zebrane w toku kontroli dokumenty potwierdzające przebieg i wyniki czynności kontroli stanowią akta kontroli.
Analogicznie sprawa ma się w przypadku danych osobowych nauczycieli i uczniów, gdyż zgodnie z art. 55 ust. 9 u.p.o. organ sprawujący nadzór pedagogiczny może przetwarzać dane osobowe pracowników i uczniów szkół i placówek w zakresie niezbędnym do wykonywania nadzoru pedagogicznego. Warto przy tym zaznaczyć, że organ sprawujący nadzór pedagogiczny staje się w takim przypadku administratorem danych osobowych pozyskanych w trakcie sprawowania nadzoru pedagogicznego.
Zasady przetwarzania danych osobowych regulują przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – dalej RODO.
Przez przetwarzanie należy rozumieć operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.
Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych określone zostały w art. 6 RODO, zgodnie z którym przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:
a) osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;
b) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
c) przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
d) przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;
e) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
f) przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.
Placówka oświatowa jako administrator danych wypełnia obowiązek wynikający z przepisów prawa, do których jest zobowiązana się stosować z racji realizacji określonego celu publicznego. W tym przypadku zastosowanie znajdzie przesłanka określona w art. 6 ust. 1 lit. c RODO (patrz powyżej).
W analizowanym przypadku, przepisem prawa powszechnie obowiązującym, który nakłada na szkołę obowiązek udostępnienia określonych danych organowi sprawującemu nadzór pedagogiczny w określonym celu są art. 55 ust. 9 u.p.o. oraz § 15 r.n.p. Dają one podstawę do udostępnienia wizytatorowi danych osobowych, w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia kontroli oraz do zbierania niezbędnych dowodów stanowiących podstawę ustaleń kontroli lub innych działań z zakresu nadzoru pedagogicznego.
Kwestie techniczne pozyskiwania kopii dokumentów zostały wyjaśnione w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 19 grudnia 2001 r., II SA 2869/00; Lex nr 50422, który w swojej części mówi, że gromadzenie danych osobowych przez wykonanie kopii dokumentu zawierającego te dane jest kwestią techniczną, obojętną dla prawodawcy reglamentującego w ustawie o ochronie danych osobowych przetwarzanie tego rodzaju
danych. Inaczej mówiąc, posługiwanie się taką czy inną techniką utrwalania danych (kopiowanie lub przepisywanie) nie przesądza samo przez się o legalności albo nielegalności tego utrwalania (przetwarzania). Dla takich ocen istotne znaczenie mają przede wszystkim: podstawa prawna przetwarzania danych, rodzaj przetwarzanych danych oraz granice przetwarzania. Posługiwanie się techniką kopiowania dokumentu nie prowadzi do naruszenia wspomnianej zasady adekwatności przetwarzanych danych w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane. Zebrane w czasie kontroli dokumenty, notatki i odpisy stanowią materiał dowodowy przeprowadzonych czynności kontrolnych.
Przepisy prawa i orzeczenia:
* ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)
* USTAWA z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe
* Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z 25.08.2017 r. w sprawie sprawowania nadzoru pedagogicznego
* Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 19 grudnia 2001 r., II SA 2869/00; Lex nr 50422
Karol Adamek - ADAMEK Consulting