Praca zdalna wiąże się z koniecznością logowania do systemów informatycznych instytucji, w których Państwo pracujecie i którymi zarządzacie. Czasami wiąże się to również z koniecznością zabrania z instytucji dokumentów z jakimi musicie pracować.
Niestety specustawa o walce z koronawirusem nie reguluje kwestii „wynoszenia” dokumentów poza teren i pomieszczenia urzędów i jednostek, w których Państwo jesteście zatrudnieni. Przepisy obecnie obowiązujące nie zezwalają na takie działanie. „Praca zdalna” to definicja, która pojawiła się dopiero w Ustawie z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Art. 3 wspomnianej ustawy mówi, że w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna). Ustawa nie precyzuje nic więcej w tym temacie i nie zmienia również obowiązujących przepisów określających zasady pracy z dokumentami oraz zasady obiegu dokumentów w instytucjach publicznych i firmach. Nie zmieniły się również przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.
Obecna sytuacja jest wyjątkowa, w niektórych przypadkach krytyczna więc również rozwiązania jakie będą musieli zastosować administratorzy danych często mogą okazać się również niekonwencjonalne. Należy jednak przyjąć, że praca zdalna musi zostać tak zorganizowana przez pracodawcę, żeby w trakcie jej wykonywania nie dochodziło do naruszania dotychczasowych procedur bezpieczeństwa związanego z ochroną danych osobowych zarówno w trakcie pracy z wykorzystaniem systemów informatycznych jak również w trakcie pracy z dokumentacją papierową.
Art. 3. W celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).
Ustawa nie określa maksymalnego okresu wykonywania pracy zdalnej. Decyzja w tym zakresie należy do pracodawcy – może to być czas oznaczony, jednakże uzasadniony przeciwdziałaniem COVID-19. Jednocześnie należy wskazać, że art. 3 ustawy utraci moc po upływie 180 dni od dnia wejścia w życie ustawy. Wydaje się zatem, że czas, na jaki pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej, nie może wykraczać poza ww. okres. Ustawa nie zawiera żadnych ograniczeń co do możliwości wydłużenia wcześniej wskazanego przez pracodawcę okresu w jakim pracownik ma wykonywać pracę zdalną, należy zatem uznać, że dopuszczalne jest zarówno skrócenie jak i wydłużenie okresu świadczenia pracy zdalnej na czas oznaczony i uzasadniony przeciwdziałaniem COVID-19.
Kilka mniej lub bardziej szczegółowych odpowiedzi na najważniejsze pytania dotyczące pracy zdalnej zostało zamieszczonych na stronie internetowej Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej: