Chcąc omawiać kwestię przetwarzania wizerunku, na wstępie należy wyjaśnić co to w ogóle jest ten wizerunek. Według Słownika Języka Polskiego – wizerunek, to czyjaś podobizna na rysunku, obrazie, zdjęciu itp. Jest to bardzo krótka, lecz treściwa i wyczerpująca definicja.
Oczywiście rozwój technik wizualizacyjnych spowodował, że będziemy mówić o wizerunku także w przypadku filmu oraz innych możliwych do zastosowania sposobów zachowania obrazu, na którym znajduje się twarz człowieka. W przypadku, kiedy mówimy o wizerunku w kontekście danych osobowych musi to być twarz konkretnej, realnie istniejącej, żyjącej osoby. Zaznaczam tą kwestię nie bez powodu. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) [dalej RODO] jednoznacznie wskazuje, że wskazane przepisy nie dotyczą danych osobowych osób zmarłych. Żeby mówić o danych osobowych (wizerunku) osoby fizycznej, oczywistym jest, że musi to być konkretna osoba realnie istniejąca i żyjąca.
W Kodeksie Cywilnym natomiast, wizerunek jest przedstawiony jako dobro osobiste człowieka, które pozostaje pod ochroną prawną i jest to zarówno ochrona gwarantowana przez prawo cywilne jak i inne przepisy prawa – w omawianym przypadku będą to przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, głównie RODO.
Motyw (27) Niniejsze rozporządzenie nie ma zastosowania do danych osobowych osób zmarłych. Państwa członkowskie mogą przyjąć przepisy o przetwarzaniu danych osobowych osób zmarłych.
Motyw (158) Jeżeli dane osobowe są przetwarzane do celów archiwalnych, niniejsze rozporządzenie powinno mieć zastosowanie także do takiego przetwarzania; należy jednak pamiętać, że niniejsze rozporządzenie nie powinno mieć zastosowania do danych osobowych osób zmarłych...
Motyw (160) Jeżeli dane osobowe są przetwarzane w celu badań historycznych, niniejsze rozporządzenie powinno mieć zastosowanie także do takiego przetwarzania. Powinno to dotyczyć m.in. badań historycznych i badań do celów genealogicznych; należy jednak pamiętać, że niniejsze rozporządzenie nie powinno mieć zastosowania do osób zmarłych.
Kolejną rzeczą, którą trzeba wyraźnie zaznaczyć jest potrzeba przetwarzania wizerunku. Dane osobowe czyli również wizerunek, mogą być przetwarzane zgodnie z prawem przez administratora danych lub podmiot przetwarzający tylko i wyłącznie wtedy, kiedy:
a) osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów,
b) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,
c) przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze,
d) przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej,
e) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi
f) przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.
Szkoła jako administrator danych, przetwarza wizerunek ucznia głównie na podstawie artykułu 6 lit. c) RODO czyli w związku z wypełnieniem obowiązku prawnego ciążącego na szkole jako administratorze danych oraz artykułu 6 lit. a) czyli na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą. W przypadku uczniów, którzy nie ukończyli 16-tego roku życia, zgodę na przetwarzanie danych osobowych ich dotyczących powinni wyrazić rodzice lub prawni opiekunowie ucznia, o ile taka jest ich wola. Koniecznie muszę w tym miejscu zaznaczyć, że podane przeze mnie dwa przypadki nie wyczerpują katalogu możliwych podstaw do przetwarzania danych uczniów w placówkach oświatowych ale pozostałe przypadki będą incydentalne i napiszę o tym innym razem.
W przypadku, kiedy przetwarzanie wizerunku następuje na podstawie wyrażonej zgody, szczególnie uczulam na kwestię konieczności i celowości przetwarzania. Zachęcam do przeanalizowania każdej sytuacji przetwarzania wizerunku i wyciągnięcia wniosków w postaci trafnych decyzji. Jeżeli przetwarzanie wizerunku nie jest konieczne i nie służy osiągnięciu konkretnego, ważnego celu, proponuję takiego przetwarzania zaniechać a przetwarzane dane osobowe w postaci wizerunków, co do których ustał cel przetwarzania trwale usunąć. Jeżeli dyrektor placówki oświatowej po konsultacji z inspektorem ochrony danych, podejmie decyzję o kontynuacji przetwarzania lub rozpoczęciu przetwarzania w związku z osiągnięciem nowego celu, konieczne jest zebranie zgód na przetwarzanie od rodziców lub opiekunów prawnych, lub bezpośrednio od uczniów w przypadku kiedy Ci ukończyli 16-ty rok życia. Ważnym jest również spełnienie obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 12, 13 i 14 RODO. Kogo, kiedy i w jaki sposób informować o przetwarzaniu jego danych osobowych opiszę w następnym artykule.
Z przetwarzaniem wizerunku ucznia na podstawie zgody będziemy mieli do czynienia np. w związku z organizowanymi przez szkołę konkursami, olimpiadami czy wycieczkami. W takich przypadkach utrwalanie wizerunku uczniów na fotografii bądź filmach wymaga udzielenia zgody na przetwarzanie, udzielonej przez rodzica lub opiekuna prawnego. Szkoła nie jest zobligowana do organizowania wyżej przytoczonych wydarzeń żadnymi przepisami prawa, dlatego też nie można mówić tu o spełnieniu obowiązku prawnego (art. 6 lit. c) RODO). Uzyskanie zgody w takich sytuacjach jest warunkiem koniecznym, jeśli przetwarzanie danych ma się odbywać zgodnie z prawem.
Pamiętać należy, że szkoła nie tylko uczy ale również wychowuje i przygotowuje dzieci i młodzież do życia w społeczeństwie. Jasno wskazuje to Ustawa o systemie oświaty.
Art. 3 pkt 14) Ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa bez bliższego określenia o zadaniach oświatowych jednostek samorządu terytorialnego – należy przez to rozumieć zadania w zakresie kształcenia, wychowania i opieki, w tym profilaktyki społecznej.
Wiąże się to z możliwością przetwarzania danych osobowych w szerszym zakresie niż tylko dane przetwarzane w dokumentacji prowadzonej przez placówkę oświatową bez konieczności uzyskiwania zgody od rodziców. Opinie na ten temat są niestety podzielone ale w mojej ocenie, jeśli dziecko wykazuje zdolności wokalne, plastyczne czy też sportowe to szkoła (administrator danych) nie narusza przepisów prawa podając imię i nazwisko dziecka, które wygrało konkurs czy zawody, równocześnie prezentując jego pracę i osiągnięcie. W przypadku organizatorów konkursów czy zawodów sportowych uzyskanie zgody na przetwarzanie danych uczestnika jest jednak w mojej opinii koniecznie.
Podsumowując pokuszę się o stwierdzenie, że szkoła może a nawet musi przetwarzać dane osobowe uczniów oraz ich rodziców lub opiekunów prawnych w zakresie niezbędnym do prawidłowego i zgodnego z prawem wykonywania obowiązków nałożonych na szkołę przez obowiązujące przepisy prawa. W pozostałym zakresie przetwarzanie takich danych jest zgodne z prawem tylko w przypadku wyrażenia zgody przez osoby, których dane dotyczą lub ich prawnych opiekunów.
Karol Adamek - ADAMEK Consulting